會議中心租借怎麼選? 四大必備條件預約成功的盛會

1.  交通方便的會議地點，提升學員參與的動力。

明明講師和講座內容都準備得很完善，參加人數卻屈指可數? 選擇會議的地點是非常重要的，交通方便是吸引學員的一大誘因，最好選在5-10分鐘內步行可達公車/捷運/高鐵/火車站的會議中心，若是離市中心有一段距離，至少附近要有足夠大的停車場，交通是提升學員參加動力的一大主因，會議地點一定要慎選。

 

2.  講座、研討會會議場地如何選擇?

首先了解該場講座大約參加的人數，根據會議規模大小，選擇最合適的場地。 可以根據「坪數」來挑選活動場地，像是講座、研討會類型，桌上東西不多，大概就是水杯、講座文宣，「沒有太多私人物品」的情況下， 可用「1坪2人」計算  。

若是會議、讀書會，這種活動大概都是「一人一本書、一份文件」，就以「1坪1.5人」計算。

3. 評估會議中心租借提供的軟硬體配備，讓你準備起來事半功倍。

在租用場地前先跟會議中心確認好所附的設備有哪些，從最基本的投影機、白板、白板筆、麥克風，到可能須付費使用的事務服務，例如影印、掃描、傳真…。從每一家會議中心的會議標配做評估，及營造的人文氛圍找到cp值最高、最符合您需求的會議場地。

 

4. 會議室租借小撇步，三項要素為您提升溝通效率。

事先調查會議中心租借的時間、規範、費用，可避免引起爭議。通常場地租借都是以「時段」計費，有些是三小時，有些則是四小時，也有以「全日租」或是「半日租」計算的，並且租用前要先確認好是否提供會議前準備時間，亦或是已包含在租用時段內。

另外，若是餐會，須詢問會議中心是否可帶外食?以及清潔費如何計算? 

第三、除了場地租借費用，是否需支付額外的場地清潔費、押金、或是設備租借費用? 每間會議中心的收費規則不太一樣，有的會包含會議設備不需付費，有的則需額外支付租借費用方可使用。需事先確認好租借合約書上的規範及費用，有問題一定要立刻提出跟對方討論，達到最佳溝通效率。

 

最後記得一定要到現場親自視察，同時確認場地逃生通道、消防設備等安全評估。

 

看完上述的指南，是否對場會議中心租借有基本的概念了呢? 和仕台中國際會議中心提供最專業完善的會議服務項目，所有您需要的，和仕都幫您準備好，若有任何疑問，我們也有專人為您服務，請立即聯絡我們，找到您最理想的會議空間!